Bij PE Express zijn we altijd op zoek naar manieren om de dienstverlening te verbeteren. Vanwege een groeiende vraag vanuit ons klantenbestand hebben we in 2018 dan ook besloten onze opslagcapaciteit uit te breiden met een nieuw pand en daardoor verder te professionaliseren.
Naast de dagelijkse distributie rondes en express-ritten konden we hierdoor onze klanten voortaan dus ook de mogelijkheid geven om hun goederen op korte of (middel) lange termijn op te slaan. De jaren daarop groeide wij als bedrijf hard door en daarbij ook de administratieve werkdruk.
Klantenportaal
Het was dan ook vanwege deze reden dat Pieter Engels, de oprichter van PE Express, besloot om Qargo uit te nodigen. “Op vele dagen maakte het team overuren vanwege een groeiend aantal taken dat handmatig in het TMS moest worden uitgevoerd”, legt Pieter uit. En uitzicht op een goede oplossing hadden ze niet. “De uitdaging was dat het voormalig TMS dat wij gebruikten modulair was opgebouwd qua architectuur en kosten, dus mocht je iets extra’s willen of een manier willen vinden om het systeem relevant te maken naar onze werkwijze, werd dat een lastig verhaal”, vervolgt Pieter.
In de gesprekken met PE Express en vanuit een analyse van de interne processen, kwam naar voren dat, net als bij veel vervoerders, orders invoeren bijvoorbeeld nog vaak handmatig werd gedaan, wat veel werk en mogelijk fouten opleverde. Het was dan ook geen verrassing voor het Qargo team dat ze daar wilden automatiseren en op zoek waren naar meer. “Een van de belangrijkste voordelen van onze samenwerking met Qargo is de integratie van een gepersonaliseerd klantenportaal binnen het TMS naast de AI orderinvoer functie. "Deze innovatieve mogelijkheid biedt onze klanten de mogelijkheid om zelf orders in te voeren, real-time updates te bekijken en meer controle te krijgen over hun logistieke processen", aldus Pieter.
"Het klantenportaal van Qargo heeft onze klanttevredenheid verhoogd door transparantie en controle te bieden over elke zending."
Onafhankelijk Transportbeheer
Samen met ICT Manager Bart Ooms, die naast zijn werk bij PE Express ook werkzaam is als ICT Coördinator bij het Sancta Maria Instituut in Kasterlee, waren we op zoek naar een vergaande efficiëntie slag. “Vaak was ik op zoek in ons voormalig TMS om zelf de facturatie te optimaliseren of te bedenken hoe de planners weg konden van de Excel-bestanden die nog bestonden”, vertelt Bart. En dat is dan ook één van de redenen dat wij zijn overgestapt.
“Deze samenwerking heeft niet alleen onze processen getransformeerd, maar heeft ook een revolutie teweeggebracht in onze benadering van transportbeheer wat wij zelf nu in de hand hebben”, zegt Pieter waarop Bart vervolgt. “Het hart van onze samenwerking met Qargo ligt in de implementatie van hun geavanceerde TMS. Dit technologische wonder heeft onze interne processen vereenvoudigd en een scala aan voordelen gebracht die onze verwachtingen hebben overtroffen”.
Routeoptimalisatie
Een van de aspecten waar een voordeel is behaald is de routeoptimalisatie voor de distributieritten die PE Express dagelijks doet in België en omstreken. Pieter geeft aan, "Met het TMS van Qargo hebben we een partner gevonden die onze operationele efficiëntie naar nieuwe hoogten tilt". Hij vervolgt, “Dankzij het planningssysteem zijn we in staat om onze routes te finetunen en onze klanten sneller en efficiënter te bedienen. Het geeft mij niet alleen ruimte om me op prijsstrategieën en op het identificeren van gebieden voor uitbreiding en groei te focussen, maar ook om de marges te optimaliseren. Wij zijn erachter gekomen dat met Qargo’s routeoptimalisatie we per rondrit netto meer overhouden aangezien het systeem met meer factoren rekening houdt op de weg dan wij zelf deden.'
“Wij zijn erachter gekomen dat met Qargo’s routeoptimalisatie we per rondrit netto meer overhouden”
Bliksemsnelle facturatie
Daarnaast was facturatie een ander aspect waar we veel tijd aan spendeerde. “Het consolideren van facturen of het nakijken van orders kostte ons veel tijd”, vertelt Bart. Het was volgens het team dan ook een verademing om met de facturatie in Qargo aan de slag te gaan.
“Een opvallende functie van het Qargo TMS is het bliksemsnelle en foutloze factureringssysteem”, zegt Bart. Het resultaat? "De naadloze integratie van facturatieprocessen binnen het TMS heeft het aantal handmatige fouten drastisch verminderd en een snelle en nauwkeurige factureringscyclus gegarandeerd” geeft Bart aan. Door dit soort functionaliteiten kan het team binnen de werkuren de werkzaamheden afronden en de cashflow garanderen en optimaliseren. "Met het Qargo TMS is facturatie niet langer een hoofdpijndossier, maar een gestroomlijnd proces dat onze efficiëntie verhoogt.", aldus Bart.
Samen op weg
PE Express is enthousiast over wat de samenwerking gaat brengen, maar ziet al dat het hun concurrentiepositie op dit moment verstevigt. “In het tijdperk van digitalisering heeft het Qargo TMS ons een cruciale voorsprong gegeven. Door onze processen te stroomlijnen en te verbeteren, hebben we niet alleen onze efficiëntie vergroot, maar hebben we ook onze positie als innovatieleider in de logistiek versterkt", geeft Pieter aan.
Met Qargo’s groeiende team van software engineers zal het hier ook niet bij blijven. Er wordt stevig geïnvesteerd in nieuwe ontwikkelingen en geluisterd naar input van de klanten. Dit zien we ook bij PE Express ook. "We zijn enthousiast om onze reis met Qargo voort te zetten en samen nieuwe mogelijkheden te verkennen voor groei, efficiëntie en klanttevredenheid.”